Tagungsst√§tte oder Tagungshotel ‚Äď was sollte ich f√ľr meine Tagung mieten?

Wer eine Tagung abhalten m√∂chte, der hat im Vorfeld eine Menge zu organisieren. Mit das Wichtigste ist die Location ‚Äď sie muss gut erreichbar und bedarfsgerecht ausgestattet sein, damit sich alle wohlf√ľhlen und konzentriert arbeiten k√∂nnen. Grunds√§tzlich kommen zwei Einrichtungstypen infrage: Tagungsst√§tten und Tagungshotels. Wir vom Designhotel + CongressCentrum Wienecke XI. in Hannover erleichtern Ihnen die Entscheidung, indem wir Ihnen die Vor- und Nachteile beider Locations n√§herbringen.

Tagungshotel vs. Tagungsst√§tte ‚Äď das ist der Unterschied

Eine Tagungsst√§tte (auch Tagungszentrum oder Tagungshaus) ist eine Einrichtung, die f√ľr das Abhalten von Tagungen, Seminaren, Trainings und anderen Veranstaltungen erbaut wurde. Sie stellt Tagungs-, Technik- und Nebenr√§ume sowie Veranstaltungstechnik bereit. Die baulichen Gegebenheiten und die Einrichtung sind speziell auf den typischen Ablauf von Tagungen und den Bedarf der Teilnehmer abgestimmt.

Ein Tagungshotel ist, wie der Name bereits andeutet, vornehmlich ein Hotel. Die G√§ste setzen sich haupts√§chlich aus Veranstaltungsteilnehmern zusammen. Im Angebot verbinden sich R√§ume und technische Ausstattung mit Verk√∂stigung durch die hoteleigene Gastronomie sowie mit einer komfortablen √úbernachtungsm√∂glichkeit f√ľr alle Beteiligten.

Vor- und Nachteile der Tagungsstätte

  • Tagungsst√§tten sind speziell f√ľr Tagungen konzipiert, gebaut & eingerichtet worden. Die Betreiber verf√ľgen in der Regel √ľber langj√§hrige Erfahrung in der Betreuung von Veranstaltungen und halten das technische Equipment auf dem neuesten Stand.
  • Wer eine Tagungsst√§tte anmietet, kann bei der Unterbringung von G√§sten im Hotel wie auch beim Catering Kosten sparen, da g√ľnstige Anbieter frei gew√§hlt werden k√∂nnen.
  • Es muss nur das bezahlt werden, was auch genutzt wird, denn eine Tagungspauschale pro Teilnehmer gibt es nicht. So wird auch die Raummiete mit einem festen Preis berechnet unabh√§ngig von der Personenzahl ‚Äď verhinderte G√§ste f√ľhren also nicht zu einer ungewollten Mehrentrichtung.
  • Wo sich Kosten einsparen lassen, steigt in der Regel der Organisationsaufwand. Beim Full-Service erhalten Sie alles aus einer Hand. Buchen Sie jedoch eine Tagungsst√§tte, m√ľssen Sie sich separat um Hotelzimmer, Catering u.√Ą. k√ľmmern ‚Äď das kostet Zeit.
  • Tagungsst√§tten sind meist au√üerhalb des Stadtkerns, oft im l√§ndlichen Bereich angesiedelt. Fernab der Hektik kann man sich hier zwar auf das Wesentliche konzentrieren, doch An- und Abreise gestalten sich eher schwierig. Je nachdem, wie weit dann auch noch Hotel und Tagungsst√§tte voneinander entfernt sind, kann der Transport der Teilnehmer aufw√§ndig werden. Insbesondere wenn auf den √ĖPNV gesetzt wird, bereitet eine unzureichende Anbindung schnell Probleme. Au√üerdem kann es zu Verz√∂gerungen im Veranstaltungsablauf kommen, wenn unvorhergesehene Verkehrsprobleme wie Unf√§lle oder Streiks eintreten.
  • Teilnehmer einer Veranstaltung in einer Tagungsst√§tte k√∂nnen nicht mit so viel Komfort wie im Hotel rechnen. Ein besonderer Service bleibt hier aus.

Vor- und Nachteile des Tagungshotels

  • Teilnehmer, die aufgrund der Entfernung schon am Vortag anreisen und/oder erst am Folgetag abreisen k√∂nnen, profitieren von der integrierten √úbernachtungsm√∂glichkeit, die ein Tagungshotel bietet. Das sorgt f√ľr eine entspannte Atmosph√§re von der Ankunft bis zur Abfahrt.
  • Wer im Tagungshotel n√§chtigt, hat es morgens und abends nicht weit zur Location bzw. zum Hotelzimmer. Das reduziert Stress und l√§sst Zeit f√ľr l√§ngere Ruhepausen.
  • Die Zimmer eines Tagungshotels entsprechen einem gewissen Standard, sind also √ľblicherweise sehr komfortabel eingerichtet. Auch der Service wie z.B. eine 24 Stunden besetzte Rezeption l√§sst keine W√ľnsche offen. Separat gebuchte Hotels hingegen k√∂nnen bei begrenztem Budget diesen Standard oft nicht halten.
  • Insgesamt genie√üen Tagungsveranstalter wie auch -teilnehmer einen Rundum-Service von der Bereitstellung der R√§ume √ľber die Verk√∂stigung bis hin zur √úbernachtung. Das reduziert den Organisationsaufwand enorm.
  • Da sich beim Tagungshotel viel um Service am √úbernachtungsgast und die Verpflegung dreht, kann es unter Umst√§nden vorkommen, dass der Aktualit√§t und Vollst√§ndigkeit des Tagungsequipments weniger Beachtung geschenkt wird.
  • Der besondere Full-Service geht bei Tagungshotels in der Regel auch mit h√∂heren Kosten einher. Die Seminarr√§ume, die Hotelzimmer sowie Getr√§nke, Snacks und Mahlzeiten sind alle vom Hotel zu beziehen. √úblicherweise kann daher kein g√ľnstigerer Anbieter f√ľr einzelne Leistungen bestellt werden. Meist wird eine Tagungspauschale pro Teilnehmer berechnet ‚Äď man bezahlt demnach f√ľr jeden Gast die vereinbarten Serviceleistungen mit, auch wenn nicht jeder diese in Anspruch nimmt.

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