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Tagungsstätte oder Tagungshotel – was sollte ich für meine Tagung mieten?

Wer eine Tagung abhalten möchte, der hat im Vorfeld eine Menge zu organisieren. Mit das Wichtigste ist die Location – sie muss gut erreichbar und bedarfsgerecht ausgestattet sein, damit sich alle wohlfühlen und konzentriert arbeiten können. Grundsätzlich kommen zwei Einrichtungstypen infrage: Tagungsstätten und Tagungshotels. Wir vom Wienecke XI. Designhotel + CongressCentrum in Hannover erleichtern Ihnen die Entscheidung, indem wir Ihnen die Vor- und Nachteile beider Locations näherbringen.

Tagungshotel vs. Tagungsstätte – das ist der Unterschied

Eine Tagungsstätte (auch Tagungszentrum oder Tagungshaus) ist eine Einrichtung, die für das Abhalten von Tagungen, Seminaren, Trainings und anderen Veranstaltungen erbaut wurde. Sie stellt Tagungs-, Technik- und Nebenräume sowie Veranstaltungstechnik bereit. Die baulichen Gegebenheiten und die Einrichtung sind speziell auf den typischen Ablauf von Tagungen und den Bedarf der Teilnehmer abgestimmt.

Ein Tagungshotel ist, wie der Name bereits andeutet, vornehmlich ein Hotel. Die Gäste setzen sich hauptsächlich aus Veranstaltungsteilnehmern zusammen. Im Angebot verbinden sich Räume und technische Ausstattung mit Verköstigung durch die hoteleigene Gastronomie sowie mit einer komfortablen Übernachtungsmöglichkeit für alle Beteiligten.

Vor- und Nachteile der Tagungsstätte

  • Tagungsstätten sind speziell fĂĽr Tagungen konzipiert, gebaut & eingerichtet worden. Die Betreiber verfĂĽgen in der Regel ĂĽber langjährige Erfahrung in der Betreuung von Veranstaltungen und halten das technische Equipment auf dem neuesten Stand.
  • Wer eine Tagungsstätte anmietet, kann bei der Unterbringung von Gästen im Hotel wie auch beim Catering Kosten sparen, da gĂĽnstige Anbieter frei gewählt werden können.
  • Es muss nur das bezahlt werden, was auch genutzt wird, denn eine Tagungspauschale pro Teilnehmer gibt es nicht. So wird auch die Raummiete mit einem festen Preis berechnet unabhängig von der Personenzahl – verhinderte Gäste fĂĽhren also nicht zu einer ungewollten Mehrentrichtung.
  • Wo sich Kosten einsparen lassen, steigt in der Regel der Organisationsaufwand. Beim Full-Service erhalten Sie alles aus einer Hand. Buchen Sie jedoch eine Tagungsstätte, mĂĽssen Sie sich separat um Hotelzimmer, Catering u.Ă„. kĂĽmmern – das kostet Zeit.
  • Tagungsstätten sind meist auĂźerhalb des Stadtkerns, oft im ländlichen Bereich angesiedelt. Fernab der Hektik kann man sich hier zwar auf das Wesentliche konzentrieren, doch An- und Abreise gestalten sich eher schwierig. Je nachdem, wie weit dann auch noch Hotel und Tagungsstätte voneinander entfernt sind, kann der Transport der Teilnehmer aufwändig werden. Insbesondere wenn auf den Ă–PNV gesetzt wird, bereitet eine unzureichende Anbindung schnell Probleme. AuĂźerdem kann es zu Verzögerungen im Veranstaltungsablauf kommen, wenn unvorhergesehene Verkehrsprobleme wie Unfälle oder Streiks eintreten.
  • Teilnehmer einer Veranstaltung in einer Tagungsstätte können nicht mit so viel Komfort wie im Hotel rechnen. Ein besonderer Service bleibt hier aus.

Vor- und Nachteile des Tagungshotels

  • Teilnehmer, die aufgrund der Entfernung schon am Vortag anreisen und/oder erst am Folgetag abreisen können, profitieren von der integrierten Ăśbernachtungsmöglichkeit, die ein Tagungshotel bietet. Das sorgt fĂĽr eine entspannte Atmosphäre von der Ankunft bis zur Abfahrt.
  • Wer im Tagungshotel nächtigt, hat es morgens und abends nicht weit zur Location bzw. zum Hotelzimmer. Das reduziert Stress und lässt Zeit fĂĽr längere Ruhepausen.
  • Die Zimmer eines Tagungshotels entsprechen einem gewissen Standard, sind also ĂĽblicherweise sehr komfortabel eingerichtet. Auch der Service wie z.B. eine 24 Stunden besetzte Rezeption lässt keine WĂĽnsche offen. Separat gebuchte Hotels hingegen können bei begrenztem Budget diesen Standard oft nicht halten.
  • Insgesamt genieĂźen Tagungsveranstalter wie auch -teilnehmer einen Rundum-Service von der Bereitstellung der Räume ĂĽber die Verköstigung bis hin zur Ăśbernachtung. Das reduziert den Organisationsaufwand enorm.
  • Da sich beim Tagungshotel viel um Service am Ăśbernachtungsgast und die Verpflegung dreht, kann es unter Umständen vorkommen, dass der Aktualität und Vollständigkeit des Tagungsequipments weniger Beachtung geschenkt wird.
  • Der besondere Full-Service geht bei Tagungshotels in der Regel auch mit höheren Kosten einher. Die Seminarräume, die Hotelzimmer sowie Getränke, Snacks und Mahlzeiten sind alle vom Hotel zu beziehen. Ăśblicherweise kann daher kein gĂĽnstigerer Anbieter fĂĽr einzelne Leistungen bestellt werden. Meist wird eine Tagungspauschale pro Teilnehmer berechnet – man bezahlt demnach fĂĽr jeden Gast die vereinbarten Serviceleistungen mit, auch wenn nicht jeder diese in Anspruch nimmt.

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